Die Whistleblower-Politik von Acoplastic

Die Whistleblower-Politik soll erklären, wie das Whistleblower-System bei Acoplastic funktioniert. Die Richtlinie soll außerdem sicherstellen, dass potenzielle Fehlverhaltensmeldungen nicht aufgrund mangelnder Klarheit über das Whistleblower-System zurückgehalten werden.


Acoplastic's Whistleblower-System 

Acoplastic hat in Anlehnung an die EU-Richtlinie 2019/1937 ein Whistleblower-System eingerichtet.

Das Whistleblower-System von Acoplastic wird betrieben von WhistleSystem ApS, Das Whistleblower-System gewährleistet ein völlig anonymes und sicheres Verfahren für den Whistleblower. Das Whistleblower-System soll genutzt werden, wenn Mitarbeiter oder andere Stakeholder schwerwiegendes Fehlverhalten oder Verstöße im Zusammenhang mit Acoplastic erfahren. Beispiele dafür, was gemeldet werden kann, sind in der Whistleblower-Politik unter “Was kann gemeldet werden?” näher beschrieben. 

Acoplastic ermutigt Sie, Ihren Vorgesetzten auf Vorfälle oder Fehlverhalten anzusprechen. Dies ist jedoch nicht immer der optimale Weg und kann dazu führen, dass Meldungen zurückgehalten werden. Aus diesem Grund hat Acoplastic ein Whistleblower-System eingerichtet, das es Ihnen ermöglicht, Verstöße auch dann zu melden, wenn Sie sich nicht an Ihren Vorgesetzten wenden wollen oder können oder einfach anonym bleiben möchten.

Meldungen können von jedem gemacht werden, der Zugang zum System hat. Bei Acoplastic sind dies auch interne Stakeholder, die ein Fehlverhalten festgestellt haben.

Die Meldung des Whistleblowers kann sich auf Personen, Situationen und Vorfälle beziehen. Alle Stakeholder können gemeldet werden, wenn die Meldung nach den Kriterien unter “Was kann gemeldet werden?” in dieser Richtlinie relevant ist und einen Bezug zu Acoplastic hat.

Acoplastic hat das folgende Verwaltungsteam ernannt:

Administrator (Carsten Grue Andreassen), Administrator (Morten Andreasen), Administrator (Lars Appel)

 

Was kann gemeldet werden?

Das Whistleblower-System kann nur genutzt werden, um schwerwiegendes Fehlverhalten oder Verstöße zu melden. Themen wie Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, Unzufriedenheit mit Einrichtungen oder Unzufriedenheit mit den Bedingungen können nicht über das Whistleblower-System gemeldet werden. In solchen Fällen wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten.

Beispiele für Themen, die über das Whistleblower-System gemeldet werden können, sind unter anderem die folgenden Punkte.

  • Sexismus
  • Sexuelle Übergriffe
  • Physische Gewalt
  • Diskriminierung
  • Wirtschaftskriminalität
  • Sicherheit am Arbeitsplatz
  • Verbraucherschutz
  • Produktsicherheit
  • Verstoß gegen das Vergaberecht
  • Verstoß gegen die GDPR-Gesetzgebung
  • Verstoß gegen das Umweltrecht
  • Geldwäscherei

Es ist jedoch die Politik von Acoplastic, dass wir lieber eine Meldung zu viel als eine zu wenig haben wollen, um sicherzustellen, dass wir alle relevanten Meldungen erhalten. Das heißt, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Meldung im Rahmen der Whistleblower-Gesetzgebung gemeldet werden kann, werden Sie ermutigt, die Meldung einzureichen. 

 

Wie melden Sie sich?

Die Meldungen werden über WhistleSystem übermittelt.

Whistleblower können auf das System zugreifen und wie folgt berichten:

1. Direkt zum Whistleblower-System von Acoplastic gehen

2. Füllen Sie das Formular mit den erforderlichen Informationen und Unterlagen aus, damit das Verwaltungsteam den Bericht effektiv bearbeiten kann.
Die Meldung ist völlig anonym. WhistleSystem ist der einzige Kanal bei Acoplastic, über den Fehlverhalten anonym gemeldet werden kann.

Berichte können von allen relevanten Stakeholdern eingereicht werden, denen Acoplastic die Zugangsdaten zum System mitgeteilt hat. 

Nach der Übermittlung des Berichts wird eine eindeutige Berichts-ID angezeigt, die gespeichert und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden muss. Sie können sich einloggen und Ihren Bericht mit Ihrer Berichts-ID erneut öffnen. So können Sie einen anonymen Dialog beginnen, weitere Unterlagen zusenden und klärende Fragen des Administratorenteams beantworten. Acoplastic empfiehlt dem Hinweisgeber, sich nach der Meldung regelmäßig einzuloggen, um eventuelle Rückfragen zu beantworten.

Eine ausführliche Beschreibung des Berichtsverfahrens finden Sie im Benutzerhandbuch.

Wie werden die Berichte bearbeitet?

Die Berichte werden vom Administratorenteam von Acoplastic bearbeitet. 

Das Verfahren läuft folgendermaßen ab:

  1. Das Administratorenteam benachrichtigt den Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen über den Eingang der Meldung. 
  2. Das Administratorenteam bewertet und kategorisiert die Meldung und führt eine erste Untersuchung durch. In dieser Phase ist es möglich, dass das Administratorenteam weitere Informationen oder Unterlagen vom Hinweisgeber benötigt. Das Team wird über das System einen anonymen Dialog mit dem Hinweisgeber aufnehmen. 
  3. Die Bearbeitung der Meldung richtet sich nach der Art und dem Schweregrad der Meldung. Zunächst wird die Meldung intern bearbeitet. Bei besonders schwerem Fehlverhalten oder Verstößen können die Behörden in die Untersuchung einbezogen werden.
  4. Der Hinweisgeber wird innerhalb von 3 Monaten nach Einreichung der Meldung über die getroffenen Maßnahmen informiert. In langfristigen Fällen wird der Hinweisgeber regelmäßig auf dem Laufenden gehalten.
  5. Alle personenbezogenen Daten in dem Bericht werden so verarbeitet, dass sie mit der GDPR übereinstimmen. 
  6. Der Bericht wird aus dem System gelöscht, wenn er nicht mehr relevant ist.

 

Vergeltungsmaßnahmen 

Die Richtlinie besagt, dass Whistleblower für die Meldung von Fehlverhalten oder Verstößen nicht bestraft werden können. Der Whistleblower sollte sich also keine Sorgen über private oder berufliche Konsequenzen nach der Meldung machen. Wenn die Meldung im Sinne der Whistleblower-Richtlinie relevant ist, kann der Hinweisgeber nach Abgabe der Meldung nicht von Acoplastic bestraft werden. 

Dazu gehören die folgenden Sanktionen (Vergeltungsmaßnahmen):

  • Terminierung
  • Aufhängung
  • Degradierung
  • Gescheiterte Beförderung
  • Veränderung der Arbeitszeit und der Aufgaben
  • Rückgang der Löhne
  • Einschüchterung, Belästigung und soziale Ausgrenzung am Arbeitsplatz

Die Whistleblower-Politik von Acoplastic zielt darauf ab, mehr Transparenz und Sicherheit für alle Mitarbeiter und Stakeholder zu schaffen.

 

Sicherheit

Das System verwendet mehrere Sicherheitsmaßnahmen, die den Hinweisgeber und das System im Allgemeinen schützen. Einige dieser Maßnahmen sind:

  1. Vollständige Verschlüsselung während des gesamten Prozesses
  2. ISO 27001 zertifiziert (Informationssicherheit)
  3. ISO 27701 zertifiziert (Einhaltung der GDPR)
  4. ISO27001-geprüfte Server in Europa
  5. Schrems II-konform
  6. SSL-Technologie
  7. Schutzschild und WAF auf Anwendungsebene
  8. Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Administratorebene’.’
  9. Redundanz sowohl auf Anwendungs- als auch auf Datenbankebene
  10. Architektur auf der Grundlage der neuesten Technologie
  11. Kontinuierliche AI-Überwachung
  12. Keine IP-Protokollierung

 

Fragen

Fragen zum Whistleblower-System von Acoplastic können an folgende Adresse gerichtet werden: 

Administrator (Carsten Grue Andreassen), Administrator (Morten Andreasen), Administrator (Lars Appel)