Acoplastics whistleblower-politik

Whistleblower-politikken har til formål at forklare, hvordan whistleblowersystemet fungerer hos Acoplastic. Politikken har desuden til formål at sikre, at potentielle rapporter om forseelser ikke tilbageholdes på grund af manglende klarhed om whistleblowersystemet.


Acoplastics Whistleblower-system 

Acoplastic har etableret et whistleblower-system i henhold til EU-direktiv 2019/1937.

Acoplastics whistleblower-system drives af WhistleSystem ApS, Det sikrer en fuldstændig anonym og sikker proces for whistlebloweren. Whistleblower-systemet skal bruges, hvis medarbejdere eller andre interessenter oplever alvorlige forseelser eller lovovertrædelser i forbindelse med Acoplastic. Eksempler på, hvad der kan rapporteres, er yderligere beskrevet i whistleblower-politikken under “Hvad kan rapporteres?”. 

Acoplastic opfordrer dig til at kontakte din leder om hændelser eller dårlig opførsel. Det er dog ikke altid den mest optimale fremgangsmåde og kan medføre, at rapporter tilbageholdes. Derfor har Acoplastic etableret et whistleblower-system, som gør det muligt at indberette overtrædelsen, hvis du ikke vil eller kan gå til din leder, eller hvis du blot ønsker at være anonym.

Alle med adgang til systemet kan foretage indberetninger. Hos Acoplastic omfatter dette interne interessenter, der har oplevet dårlig opførsel.

Whistleblowerens rapport kan omfatte personer, situationer og hændelser. Alle interessenter kan indberettes, hvis indberetningen er relevant i henhold til kriterierne i “Hvad kan indberettes?” i denne politik og er relateret til Acoplastic.

Acoplastic har udpeget følgende administratorteam:

Administrator (Carsten Grue Andreassen), Administrator (Morten Andreasen), Administrator (Lars Appel)

 

Hvad kan rapporteres?

Whistleblower-systemet kan kun bruges til at rapportere alvorlige forseelser eller overtrædelser. Emner som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med faciliteter eller utilfredshed med forhold kan ikke indberettes via whistleblower-systemet. I sådanne tilfælde bedes du henvende dig til din leder.

Eksempler på emner, der kan rapporteres gennem whistleblower-systemet, omfatter, men er ikke begrænset til, følgende punkter.

  • Sexisme
  • Seksuelle overgreb
  • Fysisk vold
  • Diskrimination
  • Økonomisk kriminalitet
  • Sikkerhed på arbejdspladsen
  • Forbrugerbeskyttelse
  • Produktsikkerhed
  • Overtrædelse af udbudslovgivningen
  • Overtrædelse af GDPR-lovgivningen
  • Overtrædelse af miljølovgivningen
  • Hvidvaskning af penge

Det er dog Acoplastics politik, at vi hellere vil have en indberetning for meget end en for lidt for at sikre, at vi modtager alle relevante indberetninger. Det betyder, at hvis du er usikker på, om din indberetning kan indberettes i henhold til whistleblower-lovgivningen, opfordres du til at indsende indberetningen. 

 

Hvordan rapporterer du?

Rapporterne sendes gennem WhistleSystem.

Whistleblowere kan få adgang til systemet og rapportere på følgende måde:

1. Gå direkte til Acoplastics whistleblower-system

2. Udfyld formularen med de nødvendige oplysninger og dokumentation, så administratorteamet kan behandle rapporten effektivt.
Indberetningen er fuldstændig anonym. WhistleSystem er den eneste kanal hos Acoplastic, hvor dårlig opførsel kan rapporteres anonymt.

Rapporter kan indsendes af alle relevante interessenter, som Acoplastic har delt adgangsoplysningerne til systemet med. 

Når rapporten er indsendt, vises et unikt rapport-id, som skal gemmes og opbevares et sikkert sted. Du kan logge ind og genåbne din rapport med dit rapport-id. Det giver dig mulighed for at starte en anonym dialog, sende yderligere dokumentation og besvare opklarende spørgsmål fra administratorteamet. Acoplastic opfordrer whistlebloweren til at logge ind regelmæssigt, efter at rapporten er indsendt, for at svare på eventuelle opfølgende spørgsmål.

Se brugervejledningen for en detaljeret beskrivelse af rapporteringsprocessen.

Hvordan behandles rapporter?

Rapporterne behandles af Acoplastics administratorteam. 

Processen forløber på følgende måde:

  1. Administratorteamet giver whistlebloweren besked om, at indberetningen er modtaget inden for 7 dage. 
  2. Administratorteamet vurderer og kategoriserer indberetningen og foretager en indledende undersøgelse. I denne fase er det muligt, at administratorteamet har brug for mere information eller dokumentation fra whistlebloweren. Teamet vil starte en anonym dialog med whistlebloweren gennem systemet. 
  3. Behandlingen af rapporten er baseret på rapportens type og alvorlighed. I første omgang behandles rapporten internt. I tilfælde af særligt alvorlige forseelser eller overtrædelser kan myndighederne inddrages i undersøgelsen.
  4. Whistlebloweren informeres om de foranstaltninger, der er truffet, inden for 3 måneder efter indgivelsen af rapporten. I langvarige sager opdateres whistlebloweren regelmæssigt.
  5. Alle personlige oplysninger i rapporten behandles i overensstemmelse med GDPR. 
  6. Rapporten slettes fra systemet, når den ikke længere er relevant.

 

Gengældelse 

Direktivet fastslår, at whistleblowere ikke kan straffes for at rapportere om forseelser eller overtrædelser. Whistlebloweren skal således ikke være bekymret for private eller karrieremæssige konsekvenser efter indberetningen. Hvis rapporten er relevant i henhold til whistleblower-direktivet, kan whistlebloweren ikke straffes af Acoplastic efter at have indsendt rapporten. 

Dette omfatter følgende sanktioner (repressalier):

  • Opsigelse
  • Ophængning
  • Nedbrydning
  • Mislykket forfremmelse
  • Ændring af arbejdstid og opgaver
  • Faldende lønninger
  • Intimidering, chikane og social udstødelse på arbejdspladsen

Acoplastics whistleblower-politik har til formål at fremme større gennemsigtighed og sikkerhed for alle medarbejdere og interessenter.

 

Sikkerhed

Systemet anvender flere sikkerhedsforanstaltninger, der beskytter whistlebloweren og systemet generelt. Nogle af disse omfatter:

  1. Fuld kryptering gennem hele processen
  2. ISO 27001-certificeret (informationssikkerhed)
  3. ISO 27701-certificeret (overholdelse af GDPR)
  4. ISO27001-godkendte servere i Europa
  5. Schrems II-kompatibel
  6. SSL-teknologi
  7. Shield og WAF på applikationsniveau
  8. To-faktor-autentificering på administratorniveau’
  9. Redundans på både applikations- og databaseniveau
  10. Arkitektur bygget på den nyeste teknologi
  11. Kontinuerlig overvågning af AI
  12. Ingen IP-logning

 

Spørgsmål

Spørgsmål om Acoplastics whistleblower-system kan rettes til: 

Administrator (Carsten Grue Andreassen), Administrator (Morten Andreasen), Administrator (Lars Appel)